Podem existir muitas razões, mas em grande parte dos casos a resposta é simples. Falta de qualidade de dados!

Como se pode ter bons resultados se os dados, que são os alicerces de toda a estrutura não estão consolidados, têm erros, existe falta de dados essenciais e muitos outros problemas?

A maioria das empresas acha que os seus dados estão excelentes, porque os devolvidos não são contabilizados, são apenas "despejados" para uma arrecadação da empresa, ou chegam aos destinatários apenas porque o carteiro já conhece o nome da pessoa. Mas, estamos a assistir a uma renovação dos carteiros e isso vai levar à existência de mais devolvidos. mais uma vez como voltam para a tal arrecadação, continua a não existir o problema.

Os custos de uma devolução não podem ser contabilizados, porque para alem dos custos dos portes, do envelope, da carta ou peça publicitaria existente no envelope, existem depois outros que são impossíveis de contabilizar. Por exemplo o custo da imagem. Um cliente que não recebe uma comunicação importante, ou que recebe um folheto publicitário várias vezes, pode ser um cliente perdido.

Alguns dos problemas que se encontram muitas vezes e que impedem os sistemas de ter bons resultados são:

• o mesmo cliente existe em vários registos porque não existe um processo fiável de verificação de duplicados, fazendo com que um excelente cliente, seja considerado apenas várias vezes como clientes medianos.
• os dados da morada do cliente não são normalizados/ verificados/ corrigidos, fazendo com que por exemplo não seja atribuído à respectiva área geográfica. Em muitos casos apenas existe o campo do Endereço Postal, não existindo também o campo Localidade, que em Portugal pode ser o suficiente para a devolução de correspondência.
• Como os dados não estão correctos, não é possível geo-referenciar. A georeferenciação é hoje em dia uma ferramenta muito importante para quase todos os negócios.
• existem erros em dados fulcrais por falta de um sistema de monitorização, que impeça esses erros de continuarem no sistema, muitas vezes ad eternum.
• Dados dos vários sistemas não são cruzados porque os sistemas usam ID's diferentes para o mesmo cliente e como tal falta informação no sistema principal para que se possa ter uma melhor noção da situação real.

Tudo isto pode ser ser evitado, tomando alguns cuidados.

• Existir apenas um responsável pelos dados da empresa. A noção que os dados são responsabilidade de todos é sem duvida teoricamente uma boa politica, mas na realidade acaba por desresponsabilizar todos, tendo um efeito contrario na qualidade dos dados.
• Fazer um profiling dos dados de forma a saber quais os erros que existem em BD. Desta forma é possível não apenas corrigir os erros existentes, mas também tomar medidas para prevenir que voltem a ocorrer.
• Fazer uma normalização/ correcção/ verificação dos dados e uma deduplicação de forma a consolidar os dados em modo batch. Desta forma os dados ficam com qualidade.
• Ter a noção que a perfeição em qualidade de dados é impossível de alcançar. Todos os dias trabalhamos para nos aproximar, mas todos os dias há novos dados, dados alterados. O problema mais uma vez é o pensar que os dados estão correctos. Isso nunca acontece. Há formas de minimizar os erros, umas melhores (online), outras com altos e baixos (batch periódico).
• Colocação de um software de monitorização dos dados, para que possam existir alarmes quando um erro está a ser colocado no sistema e não traga problemas posteriormente.